Workspace Studioで自動化する

Workspace Studioとは

Google Workspaceに含まれている、コードを書かずに自動化を組めるツールです。以前は「Google Flows」という名前で呼ばれていました。n8nやGASと同じ用途のものですが、Workspaceの中で動くため、追加のアカウント契約もサーバー準備も要らないのが違いです。

組み方はとても単純で、「スターター」1つと「ステップ」複数の組み合わせだけです。

• スターター：処理が始まるきっかけ。フローに1つだけ設定します
• ステップ：始まったあとに実行する処理。いくつでも並べられます

選べるスターターは、決まった時刻・曜日（スケジュール）、Gmailの新着メール、Googleフォームの送信、Google Chatのメッセージ、スプレッドシートの変更などです。

ステップ側には、Geminiに聞く・Gemを使う・要約する・値を取り出す・真偽を判定するといったAIの処理に加えて、条件分岐やループ、Driveの操作、メール送信などが並んでいます。

最初の1本を組む

1. Workspace Studioを開きます（Workspaceのアプリ一覧から入れます）
2. 新しいフローを作り、スターターを1つ選びます（例：「Googleフォームに新しい回答が届いたとき」）
3. ステップを順に足していきます（例：「Geminiに要約させる」→「スプレッドシートに追記する」→「Chatに通知する」）
4. テスト実行して動作を確認し、有効にします

n8nのようにノードを線でつなぐのではなく、上から下へ処理を並べる形なので、最初の1本なら30分ほどで組めます。

Chatから呼び出す：どのフローが動くかの決め方

「Chatで話しかけると処理が動く」形にしたい場合、その設定はスターターにあります。Google Chatのスターターは4種類です。

• スペースに新しいメッセージが投稿されたとき
• 自分（フロー）が@メンションされたとき
• メッセージにリアクションが付いたとき
• ユーザーがスペースに参加したとき

さらに「特定の人からのメッセージだけ」「会話の種類ごと」といった絞り込みができます。

そのため、実際には次のどちらかで組みます。

用途ごとにスペースを分ける（おすすめ） #動画依頼 #議事録 #見積作成 のようにChatのスペースを分けて、1スペースに1フローを割り当てる方法です。社員から見ても「動画が欲しければ #動画依頼に書く」というだけなので迷いません。部署ごとに使えるものを変えたい場合も、スペースのメンバーを分ければそのまま実現できます。

1つのスペースで、Geminiに振り分けさせる フローの最初に「Geminiに聞く」ステップを置いて依頼内容を分類させ、そのあとの条件分岐で処理を変える方法です。柔軟ですが、分岐が増えるほど動作確認が大変になります。

社内で使ってもらうなら、賢さより「社員が迷わないこと」のほうが効きます。まずはスペースを分ける形から始めるのが確実です。

Googleの外へ出す：Webhookステップ

Workspace Studioには主要なサービス向けの接続部品が用意されていますが、それに無いサービス（自分で用意した仕組みなど）へは、「Webhookを送信する」ステップを使います。指定したURLへHTTPリクエストを送るだけの汎用的なステップで、これがあることで「Workspaceの中で受け付けて、処理は外でやる」という組み方ができます。

Apps Scriptで独自のステップを自作する方法も用意されているので、Webhookで足りない場合はそちらへ進めます。

実行環境をどこに置くか

Googleの外で重い処理をする場合、その置き場所が必要になります。常時起動のパソコンを用意しなければいけない、ということはありません。

• クラウドの従量課金サービス：処理が来たときだけ起動して、動いた分だけ課金される形です。使っていない時間の料金はかかりません。GoogleのCloud Run、AWSのLambdaなどが該当します
• 自分のパソコン・小さなサーバー：Mac miniのような常時起動の機械や、月数百円〜のレンタルサーバーでも動きます。私自身、n8nはMac miniを母艦にして動かしています
• 社内にサーバーが無い場合：クラウドの従量課金サービスを選べば、機械を買う必要はありません。Google Workspaceを使っているなら、同じGoogleアカウントでGoogle Cloudのプロジェクトを作れるので、契約先を増やさずに済みます

最初から本格的な構成にする必要はありません。まず手元の機械で動かして使い勝手を確かめ、業務に定着してからクラウドへ移す順番で問題ありません。

全体像：動画作成を例に

Remotionのように、パソコンの中でプログラムを動かす必要があるものは、Geminiの画面やGemの中では動きません。そこに実行環境が無いためです。こうした場合は、依頼を受ける場所と、処理をする場所を分けます。

社員      Chatの #動画依頼スペースで依頼を書く
  ↓        ← Workspace Studio のスターターが反応
Studio    Webhookステップで、外の仕組みへ依頼を渡す
  ↓
処理側     動画を組み立ててレンダリングする（ここだけ自前）
  ↓
Studio    完成した動画をDriveへ保存し、Chatで依頼者に知らせる

社員から見えるのはChatの画面だけです。AIの画面に行く必要がありません。ここが、社内に広げるときに一番効いてきます。

「これはスキルにするの？」の答え

この構成には性格の違う3つの部品があり、そのうち「スキル」なのは1つだけです。

そして、よく見落とされる点があります。この形なら、AIが要らない場合もあります。

フォームで「タイトル・本文・色・素材の場所」を受け取って、決まったテンプレートに流し込むだけなら、AIの出番はありません。データを渡してレンダリングするだけです。

AIが必要なのは「ざっくりした依頼から、中身を組み立てる」部分です。「新商品の紹介動画を30秒で」という依頼から、場面の割り振り・入れる文言・尺の配分を考えさせる、ここだけ。スキルとして書き残すのも、この部分だけで足ります。

置き場所にも注意が必要です。スキル（SKILL.md）は、Workspace Studioの中では使えません。 Studio側のAI処理は「Geminiに聞く」という形で、スキルのファイルを読み込む仕組みではないからです。スキルが効くのはClaude CodeやGemini CLIのようなAIエージェント側、つまり上の図の「処理側」になります。

社内に広げる前に

自分ひとりで使う分には、ここまでの内容で足ります。社員に使ってもらう段階になったら、管理コンソール側の設定が別途必要です。フローの共有可否、部署ごとの出し分け、動いているフローの停止方法などをGoogle WorkspaceのAI管理者設定にまとめました。

なお、フローは実行した本人の権限で動きます。本人がDriveで開けないファイルは、フロー経由でも開けません。裏を返すと、共有ドライブの権限が整理されていないと、フローもその無秩序をそのまま引き継ぎます。社内展開の前に一度目を通しておくことをおすすめします。

⚠️ つまずきやすいポイント

• フローを共有すると「コピー」が渡る：リンクで共有すると、相手には作った人の設定ごとコピーが渡ります。入力していた文章、メールアドレス、Driveファイルへのリンクも一緒です。意図せず情報が渡ってしまう経路になるので、共有は必要なものだけに絞ってください
• スターターは1つしか設定できない：「フォームからでもChatからでも動かしたい」という場合は、フローを2本作ることになります
• Chatの画面からGemは使えなくなった：2026年8月26日の変更で、Chat内のGeminiサイドパネルが廃止され、ChatからGemを呼び出せなくなりました。Gemは他のWorkspaceアプリのサイドパネルでは引き続き使えます
• 業務の中心をGemに置かない：Studioには「Gemを使う」ステップがありますが、Gem自体に廃止の観測が出ています（2026年9月時点でGoogleの公式発表ではなく、確定情報ではありません）。フローの中では、Gemを呼ぶ形より「Geminiに聞く」ステップに指示文を直接書く形のほうが、後々の作り直しが少なくて済みます
• クラウドで動かす場合、対応状況を確認する：処理側をクラウドに置く場合、使うツールがそのクラウドに正式対応しているかを先に確認してください。たとえばRemotionのGoogle Cloud Run対応は、2026年9月時点でまだ試験版（alpha）です
• Googleの外との連携が多いならn8nも検討する：Workspace Studioの守備範囲はWorkspaceの中が中心です。多数の外部サービスをまたぐ自動化は、n8nのほうが見通しよく組める場面があります